B2Soft

ОБРАБОТКА ЗАЯВОК

Обработка входящих заявок без ручного переноса каждой строки

Сервис разбирает письмо или спецификацию, извлекает позиции, сопоставляет их с товарными данными и готовит результат для проверки сотрудником.

До и после

До

  • Сотрудник открывает заявку и переносит строки.
  • Позиции ищутся по разным источникам.
  • Спорные строки зависят от опыта менеджера.

После

  • Система подготавливает структуру заявки.
  • Найденные позиции показаны с объяснением.
  • Неоднозначные строки вынесены отдельно.
  • Сотрудник проверяет результат.

Конкретный состав этапов зависит от форматов заявок, товарных данных и правил компании.

Заявка примерно из 100 позиций: 3 часа и более → 5–10 минут

После внедрения полуавтоматической обработки система подготавливает строки, найденные товары и неоднозначности для проверки сотрудником. На обработку сопоставимой заявки раньше могло уходить три часа и более, после внедрения — около 5–10 минут в зависимости от сложности.

Это примерно в 18–36 раз быстрее по сравнению фактического времени до и после.

Подробнее о результатах →

Что может поступать на вход

  • Письмо клиента, Excel, CSV, PDF и текстовые документы
  • Скан — при согласованном распознавании
  • Артикулы, свободные описания и разные единицы
  • Ссылки на прежние счета, заказы и расшифровки звонков

Что делает система

  1. Определяет структуру и извлекает строки.
  2. Нормализует обозначения, единицы и количество.
  3. Выделяет бренды, артикулы и характеристики.
  4. Ищет кандидатов и проверяет обязательные параметры.
  5. Отмечает неоднозначности и готовит черновик.

Где нужен человек

Сотрудник подтверждает выбор при неоднозначности, допустимость аналога, цену, коммерческие условия, проведение заказа и отправку ответа. Уровень автоматизации расширяется только после измерения качества и согласования рисков.

Возможные результаты

  • Структурированная заявка или черновик заказа
  • Перечень найденных и ненайденных строк
  • Вопросы для уточнения и варианты аналогов
  • Черновик ответа и данные для CRM, ERP или 1С

Как проверять пилот

До разработки фиксируются типы заявок, контрольная выборка, качество извлечения и сопоставления, критичные ошибки, время сотрудника и доля ручного уточнения. Целевые проценты определяются только после анализа данных клиента.

Начнём с одного процесса

Обсудим исходные данные, ограничения и критерий полезного результата.

Обсудить обработку ваших заявок